SZKOLENIA / PROCEDURY / OBSŁUGA ZGŁOSZEŃ
Serwis obsługi sygnalistów
Zgodny z Ustawą z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów oraz Dyrektywą Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii
Szkolenia
Przeprowadzamy szkolenia z zakresu ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa
Działania następcze
Podejmujemy niezbędne działania następcze związane z dokonanym zgłoszeniem
Zajmujemy się kompleksową implementacją obowiązków prawnych wynikających Ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów oraz Dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii.
Wdrożenie obowiązków wynikających ze wskazanej ustawy i dyrektywy wymaga między innymi:
- opracowania i wprowadzenia procedur obejmujących zagadnienia dotyczące przyjmowania oraz rozpatrywania zgłoszeń sygnalistów, a także ich ochrony;
- przeprowadzenia szkoleń pracowników w zakresie praw i obowiązków wynikających z dyrektywy;
- ustalenia zasad bezpiecznego przyjmowania zgłoszeń;
- wyznaczania anonimowych form dokonywania zgłoszeń;
- prowadzenia odpowiednich rejestrów.
Ustawa o ochronie sygnalistów w Polsce.
W dniu 20 czerwca 2024 r. Prezydent RP podpisał ustawę z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów, która implementuje dyrektywę Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii.
Ustawa wchodzi w życie po upływie trzech miesięcy od dnia ogłoszenia, z wyjątkiem przepisów dotyczących zgłoszeń zewnętrznych, które wejdą w życie po upływie sześciu miesięcy od dnia ogłoszenia.
Co powinno się wiedzieć o ustawie o ochronie osób zgłaszających naruszenia prawa (tzw. o sygnalistach)?
Zgodnie z zapisami ustawy o ochronie osób zgłaszających naruszenie prawa obowiązek wprowadzenie procedur zgłoszeń wewnętrznych dotyczy podmiotów prawnych (publicznych i prywatnych) zatrudniających co najmniej 50 osób.
Nieprzestrzeganie przepisów grozi karą grzywny, karą ograniczenia wolności albo karą pozbawienia wolności do lat 3.
Podmiot prawny jest zobowiązany do wprowadzenia wewnętrznej procedury zgłaszania naruszeń prawa i podejmowania działań następczych zgodną z wymogami szczegółowo określonymi w ustawie.
Wewnętrzna procedura zgłaszania naruszeń i podejmowania działań następczych musi być przedmiotem konsultacji z zakładowymi organizacjami związkowymi albo z przedstawicielami pracowników (jeśli u pracodawcy nie będą działały zakładowe organizacje związkowe).
Ustalana w ten sposób procedura i przyjęte rozwiązania muszą spełniać minimalne wymogi określone w ustawie, w tym musi określać:
- wewnętrzną jednostkę organizacyjną lub osobę w ramach struktury organizacyjnej podmiotu prawnego lub podmiot zewnętrzny – upoważnione do przyjmowania zgłoszeń;
- sposoby przekazywania zgłoszeń wraz z adresem korespondencyjnym lub adresem poczty elektronicznej;
- bezstronną, wewnętrzną jednostkę organizacyjną lub osobę w ramach struktury organizacyjnej, która będzie upoważniona do: *podejmowania działań następczych, * weryfikacji zgłoszenia, * komunikacji ze zgłaszającym (w tym występowanie o dodatkowe informacje), *przekazywania zgłaszającemu informacji zwrotnej;
- obowiązek potwierdzenia zgłaszającemu przyjęcia zgłoszenia w terminie 7 dni od dnia jego otrzymania, chyba że zgłaszający nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać potwierdzenie;
- obowiązek podjęcia działań następczych;
- maksymalny termin na przekazanie zgłaszającemu informacji zwrotnej;
- zrozumiałe i łatwo dostępne informacje na temat dokonywania zgłoszeń zewnętrznych do Rzecznika Praw Obywatelskich albo organów publicznych oraz do instytucji, organów lub jednostek organizacyjnych Unii Europejskiej.
Firmy muszą reagować na zgłoszenia demaskatorów odpowiednimi działaniami następczymi.
W ciągu trzech miesięcy firma musi poinformować sygnalistę o podjętych działaniach, takich jak wszczęcie wewnętrznego dochodzenia w sprawie zgodności lub przekazanie zgłoszenia do właściwego organu, na przykład organu ścigania.
Musi istnieć możliwość złożenia zgłoszenia ustnie lub pisemnie oraz, na wniosek zgłaszającego zgłoszenie ustne może być dokonane za pomocą bezpośredniego spotkania zorganizowanego w terminie 14 dni od dnia otrzymania takiego wniosku.
Zgłoszenia muszą być odpowiednio dokumentowane.
Podmioty obowiązane muszą prowadzić rejestry zgłoszeń wewnętrznych zawierające dane prawem wymagane.
Nasza oferta:
Procedury
Przygotowujemy wewnętrzne procedury zgłaszania naruszeń prawa i podejmowania działań następczych. Prowadzimy konsultacje z zakładową organizacją związkową lub przedstawicielami pracowników
Szkolenia
Prowadzimy szkolenia dla kadry zarządzającej i pracowników w zakresie praw i obowiązków wynikających z dyrektywy i projektu ustawy
Zgłoszenia
Przyjmujemy zgłoszenia za pośrednictwem udostępnionych kanałów komunikacji, w tym za pośrednictwem anonimowego formularza internetowego, telefonicznie i osobiście
Weryfikacja
Podejmujemy działania zmierzające do weryfikacji zgłoszenia i prowadzimy dalszą komunikację ze zgłaszającym, w tym występujemy o dodatkowe informacje. Potwierdzamy zgłaszającemu przyjęcie zgłoszenia
Działania następcze
W ramach działań następczych przeprowadzamy audyt celem oceny prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu oraz w celu przeciwdziałania naruszeniu prawa będącemu przedmiotem zgłoszenia
Rejestry
Prowadzimy rejestry zgłoszeń wewnętrznych zawierające dane wymagane przez ustawę o sygnalistach
Nasz partner technologiczny:
Naszym partnerem dostarczającym technologię do przyjmowania zgłoszeń od sygnalistów jest Whistleblower Software ApS firma zarejestrowana w Danii jako “Anpartsselskab -ApS” (Polski: Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością.).
Whistleblower Software zostało założone w styczniu 2021 roku z myślą o wyznaczeniu nowego standardu w obszarze sygnalistów (whistleblowingu) z korzyścią zarówno dla firm, jak i pracowników. Od początku istnienia firmy Whistleblower Software ma na platformie aktywnych ponad 2000 organizacji, a codziennie wdrażanych jest 4–10 nowych organizacji. Rozwiązanie obejmuje obecnie ponad 3 miliony potencjalnych sygnalistów.
Whistleblower Software zatrudnia obecnie blisko 100 osób i stale powiększa zespół. Wszyscy pracownicy poddawani są regularnej kontroli niekaralności przed zatrudnieniem.
System zgłoszeniowy dla sygnalistów Whistleblower Software by Formalize
System Whistleblower Software by Formalize stanowi rozwiązanie, które umożliwia sygnalistom dokonanie zgłoszeń w sposób poufny lub anonimowo na temat niedopuszczalnych warunków panujących w organizacji. System stworzony jest tak, aby pomóc firmom w przestrzeganiu unijnej dyrektywy dotyczącej sygnalistów oraz konkretnej implementacji tej dyrektywy do prawa krajowego.
Jeżeli chcesz dowiedzieć się więcej skontaktuj się z nami.
Szukasz rozwiązania dla sygnalistów
Odpowiemy na nurtujące Cię pytania, pomożemy rozwiązać problem.